Pełna księgowość dla spółek i jednostek prowadzących księgi rachunkowe

Kto ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Obowiązek wynika z artykułu 2 ustawy o rachunkowości. Niezależnie od wysokości przychodów obejmuje on przede wszystkim:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a także proste spółki akcyjne,
• spółki akcyjne,
• spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne,
• fundacje, stowarzyszenia, a ponadto inne osoby prawne.

Pozostałe podmioty, w tym osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych, przechodzą natomiast na księgi rachunkowe po przekroczeniu ustawowego progu przychodów.

Zakres prowadzenia ksiąg rachunkowych

Dokumentacja i otwarcie ksiąg

• opracowanie polityki rachunkowości dostosowanej do specyfiki jednostki,
• przygotowanie zakładowego planu kont,
• wprowadzenie bilansu otwarcia, a także uzgodnienie sald przejmowanych od poprzedniego biura,
• ustalenie zasad obiegu oraz archiwizacji dokumentów księgowych.

Ewidencja bieżąca

• księgowanie faktur sprzedaży, zakupu, a ponadto dokumentów magazynowych,
• księgowanie wyciągów bankowych oraz raportów kasowych,
• ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych wraz z amortyzacją bilansową oraz podatkową,
• rozrachunki z kontrahentami, pracownikami i budżetem wraz z bieżącym uzgadnianiem sald,
• ewidencja rozliczeń międzyokresowych, rezerw, a także odpisów aktualizujących.

Rozliczenia podatkowe

• rejestry VAT oraz pliki JPK_V7M i JPK_V7K,
• obsługa faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur,
• zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych, a także roczne zeznanie CIT-8,
• rozliczenie podatku u źródła wraz z deklaracjami IFT,
• pliki JPK_KR_PD składane zgodnie z obowiązującym harmonogramem,
• deklaracje PCC, VAT-UE, VAT-8 i VAT-9M, a ponadto korekty za okresy wcześniejsze.

Sprawozdawczość

• roczne sprawozdanie finansowe obejmujące bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową, a w jednostkach do tego zobowiązanych również zestawienie zmian w kapitale własnym i rachunek przepływów pieniężnych,
• sprawozdania sporządzane na dzień inny niż bilansowy, w tym na potrzeby przekształceń, podziałów oraz połączeń,
• podpisanie i złożenie sprawozdania w strukturze logicznej do Krajowego Rejestru Sądowego, a także do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej,
• sprawozdawczość statystyczna do GUS oraz Narodowego Banku Polskiego,
• wsparcie jednostki podczas badania sprawozdania przez biegłego rewidenta.

Ponadto prowadzimy obsługę kadrowo-płacową oraz rozliczenia podatkowe, dzięki czemu dane w księgach i na listach płac pozostają spójne.

Raportowanie zarządcze i controlling

Ten element wyróżnia naszą obsługę. Poza ewidencją wymaganą przepisami przygotowujemy zatem:

• sprawozdania i prognozy finansowe na potrzeby banków, leasingodawców oraz organów spółki,
• budżety operacyjne, a także analizę odchyleń wykonania od planu,
• rachunek wyników w układzie zarządczym, z podziałem na projekty, kontrakty albo jednostki organizacyjne,
• analizę płynności, rentowności oraz struktury zadłużenia,
• modele finansowe na potrzeby oceny projektów inwestycyjnych i wniosków o dofinansowanie,
• wyceny przedsiębiorstwa, a ponadto analizy typu finansowe due diligence.

Szersze opracowania tego rodzaju opisujemy na stronie poświęconej audytowi kondycji finansowej przedsiębiorstwa.

Co zyskuje zarząd spółki

Pełna księgowość: przejście na księgi rachunkowe

1. Analiza sytuacji

   Najpierw ustalamy, czy obowiązek prowadzenia ksiąg już powstał, jaki jest zakres danych do przeniesienia oraz od kiedy zmiana ma nastąpić.

2. Dokumentacja rachunkowa

   Następnie opracowujemy politykę rachunkowości oraz zakładowy plan kont dopasowany do rzeczywistej działalności, a nie szablonowy.

3. Bilans otwarcia

   Wyceniamy i wprowadzamy składniki majątku, zobowiązania oraz kapitały. To etap, na którym najczęściej ujawniają się nieścisłości w dotychczasowej ewidencji.

4. Uruchomienie ewidencji

   Konfigurujemy system księgowy, obieg dokumentów i zasady dekretacji, a ponadto uzgadniamy zakres raportowania dla zarządu.

5. Obsługa bieżąca i raportowanie

   W rezultacie zarząd otrzymuje comiesięczne zamknięcia okresów wraz z raportem zarządczym, a po zakończeniu roku sprawozdanie finansowe oraz zeznanie CIT-8.

Księgi rachunkowe a bezpieczeństwo członków zarządu

Księgi rachunkowe są przede wszystkim pierwszym miejscem, w którym widać nadchodzące problemy z wypłacalnością. Dlatego w toku obsługi zwracamy uwagę zarządu na okoliczności rodzące konkretne obowiązki prawne:

• utratę połowy kapitału zakładowego, która zobowiązuje zarząd do niezwłocznego zwołania zgromadzenia wspólników,
• powstanie stanu niewypłacalności, a tym samym rozpoczęcie biegu terminu na złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości,
• ryzyko odpowiedzialności osobistej członków zarządu za zobowiązania spółki,
• naruszenie założenia kontynuacji działalności, wpływające na zasady wyceny w sprawozdaniu finansowym.